서비스 제공업체의 적격성 평가는 우수 의약품 유통관리 기준(Good Distribution Practice ; GDP)의 핵심 요소이다. 의약품은 공급망 전체에 걸쳐 품질에 부정적인 영향을 받거나 안전성이 저해되어서는 안 된다. 운송, 보관, 온도 모니터링, IT 서비스 또는 기타 GDP 관련 활동을 외부 업체에 위탁하더라도, 규제 관점에서 최종 책임은 여전히 해당 회사에 있다. 따라서 서비스 제공업체에 대한 체계적인 적격성 평가는 효과적인 GDP 품질경영시스템(QMS)의 필수 구성 요소이다.
• 규제 체계
유럽연합(EU) 내 GDP의 주요 법적 근거는 “2013년 11월 5일 자 인체용 의약품의 우수유통관리기준(GDP) 가이드라인 (2013/C 343/01)” 이다. 서비스 제공업체 적격성과 관련하여 특히 중요한 조항은 다음과 같다.
• Chapter 1.3 (위탁 활동 관리) : “품질 시스템은 의약품의 조달, 보관, 공급 또는 수출과 관련된 모든 위탁 활동의 관리 및 검토까지 포함해야 한다.”
• Chapter 1.4 (경영 검토 및 모니터링) : “경영진은 품질 시스템을 정기적으로 검토하기 위한 공식적인 절차를 갖추어야 한다.”
• Chapter 2.2 (vii) : “책임자(Responsible Person, RP)는 “GDP에 영향을 미칠 수 있는 모든 하도급 활동을 승인할 책임이 있다.”
• Chapter 9.2 (운송) : “운송이 제3자에 의해 수행되는 경우, 계약에는 Chapter 7의 요구사항이 포함되어야 한다. 운송업체는 위탁 받은 제품에 적용되는 운송 조건을 도매 유통업체로부터 안내 받아야 한다.”
특히 Chapter 7은 위탁 활동을 상세히 다루고 있어 매우 중요하다.
• 7.1 원칙 (Principle)
GDP 가이드에 포함된 모든 위탁 활동은 제품의 완전성에 영향을 줄 수 있는 오해를 방지하기 위해 명확하게 정의되고, 합의되며, 관리되어야 한다. 계약 위탁자(contract giver)와 계약 수탁자(contract acceptor) 간에는 각자의 책임을 명확히 규정한 문서화된 계약이 반드시 존재해야 한다.
• 7.2 계약 위탁자 (Contract Giver)
계약 위탁자는 위탁된 활동에 대한 책임을 가진다. 또한 계약 수탁자가 요구되는 업무를 적절히 수행할 수 있는 역량을 갖추었는지 평가할 책임이 있으며, 품질협약 및 감사를 통해 GDP 원칙과 가이드라인이 준수되도록 보장해야 한다.
위탁 활동 시작 전, 그리고 변경이 발생할 때마다 계약 수탁자에 대한 감사를 수행해야 한다. 감사 빈도는 위탁 활동의 성격에 따른 위험도를 기반으로 결정되어야 한다. 감사는 언제든 수행 가능해야 한다.
계약 위탁자는 계약 수탁자가 특정 제품 요구사항 및 기타 관련 요구사항에 따라 업무를 수행할 수 있도록 필요한 모든 정보를 제공해야 한다.
• 7.3 계약 수탁자 (Contract Acceptor)
계약 수탁자는 위탁된 업무를 수행하기 위해 적절한 시설, 장비, 절차, 지식, 경험 및 적격한 인력을 보유해야 한다.
계약 수탁자는 계약 위탁자의 사전 평가 및 승인 없이, 그리고 제3자에 대한 감사 없이 업무를 다시 다른 제3자에게 재위탁해서는 안 된다.
또한 계약 수탁자는 계약 위탁자를 위해 취급하는 제품의 품질에 부정적인 영향을 줄 수 있는 어떠한 활동도 해서는 안 된다. 제품 품질에 영향을 줄 수 있는 모든 정보는 계약 요구사항에 따라 계약 위탁자에게 전달되어야 한다.
미국 규정에 따르면, 미국에서는 EU GDP 가이드라인과 같이 독립적인 GDP 가이드라인은 존재하지 않는다. 대신 요구사항은 다음의 규정들에 기반된다.
- 의약품 공급망 보안법 (DSCSA, Drug Supply Chain Security Act)
- 미 연방 규정집 21 CFR Part 205 (의약품 도매 유통 규정)
- 품질 시스템 접근 방식 지침 (Quality Systems Approach Guidance)(FDA)
FDA는 “유통 파트너 적격성 평가”, “공급망 무결성 보장”, “위험 기반 관리 감독 사항”을 기대하며, 위탁은 책임 면제를 의미하지 않는다. GDP의 핵심 원칙 중 하나는 “업무는 위탁할 수 있지만 규제 책임까지 위탁할 수는 없다”는 것이다.
이는 다음을 의미한다.
• 계약 위탁자는 서비스 제공업체의 GDP 준수 상태를 항상 입증할 수 있어야 한다.
• 규제기관 실사 시 서비스 제공업체 적격성 평가가 정기적으로 검토한다.
• 서비스 제공업체의 문제점은 계약 위탁자의 책임으로 간주될 수 있다.
실제 운영에 따르면, 적격성 평가는 계약 체결 이전 및 공급업체 선정 단계에서 시작된다. 초기 평가 항목은 일반적으로 회사 구조, 인증서(GDP 인증 등), 규제기관 실사 이력, 품질 문서, GDP 준수 증빙자료를 포함하며, 활동의 중요도에 따라 공식적인 위험평가를 수행한다.
선정 전 위험평가에 따르면, EU GDP는 위험 기반 접근법을 명시적으로 요구한다. 적격성 평가의 범위와 깊이는 제품 품질 및 환자 안전에 미치는 잠재적 영향에 따라 달라진다. 주요 위험 요소 예시에는 제품 품질에 미치는 영향, 보관 및 운송 온도 조건, 보관 또는 운송 기간, 재위탁 구조, 일탈 이력이 있다.
공급업체 선정 및 사전 적격성 평가에 따르면, 평가 기준 예시에는 회사 프로필 및 시장 위치, GDP 인증 여부, 규제기관 실사 결과, 참고자료, 품질 매뉴얼 및 SOP 체계, 온도 맵핑 연구, 밸리데이션 문서, 교육 시스템이 있다. 중간 또는 고위험 활동의 경우 감사는 사실상 필수적이다. 감사는 현장(On-site) 또는 정당성이 있는 경우 원격(Remote)으로 수행될 수 있다.
감사 시, 일반적인 감사 범위는 다음과 같다.
• 품질경영시스템(QMS)
• 조직의 구조 및 책임
• 교육 시스템
• 온도 모니터링 및 맵핑
• 알람 관리
• 일탈 및 CAPA 시스템
• 변경관리
• 문서관리
• 재위탁업체 관리
• 비즈니스 연속성 계획
특히 운송 활동에서는 밸리데이션 보고서와 온도 데이터가 매우 중요하다. 감사 종료 후에는 발견사항을 분류하고 CAPA 기한을 정의한 구조화된 보고서를 작성한다. 시정조치 평가가 만족스러운 경우에만 승인된다.
픔질협약 시 서면 품질협약은 필수이며 다음 사항을 명확하게 정의해야 한다.
• 역할과 책임
• 온도 요구사항
• 알람 및 보고 절차
• 보고 의무
• 재위탁업체 관련 조항
• 문서 관리 요구사항
• 기록 보존 기간
• 감사 권한
• 업무 연속성 계획
평가, 감사 및 계약 체결 이후에는 책임자(RP)에 의한 공식 승인이 이루어져야 한다. 서비스 제공업체는 승인된 공급업체 목록에 등록되며, 문서화된 승인 없이 어떠한 운영 활동도 시작되어서는 안 된다. 이 결정은 규제기관 실사 대상이므로 반드시 정당화, 문서화 및 보관되어야 한다.
GDP에서는 지속적인 관리 감독을 요구한다. 적격성 평가는 일회성 활동이 아니다.
모니터링 요소는 다음과 같다.
• KPI 모니터링(온도 이탈 및 배송 성과)
• 추세 분석
• 일탈 통계
• 불만 평가
• 규제기관 실사 결과
• 정기 설문
• 인증서 검토
위험도에 따라 정해진 주기로 재감사를 수행한다.
일탈 관리에 따르면, GDP 관련 일탈은 지체 없이 보고되어야 한다. 계약 위탁자는 제품 품질 및 환자 안전에 대한 잠재적 영향을 평가해야 한다. 근본원인분석(RCA) 및 CAPA 수행은 필수이며, 심각한 경우 계약 중단 또는 해지가 필요할 수 있다. 따라서 효과적인 CAPA 시스템은 적격성 평가 시 핵심 평가 항목이 된다.
문서화 요구사항에서, GDP는 위험평가, 감사 보고서, CAPA 증빙자료, 모니터링 보고서, 계약 문서에 대한 완전한 추적성과 문서화를 요구한다.
서비스 제공업체 적격성과 관련하여 책임자(RP)는, 서비스 제공업체 승인, 위험평가, 모니터링 활동 감독, 중대한 일탈 발생 시 의사결정, 규제기관 실사 대응 준비 책임을 가진다. 규제 요구사항이 지속적으로 변화함에 따라 담당자의 정기적인 교육은 필수적이며, 전문 GDP 교육 과정은 ECA Academy 및 Concept Heidelberg 등에서 제공한다.
